【三鷹市】就労証明書はエクセル版とPDF版、どちらを選ぶ？

保育園の入園申込みで就労証明書が必要と言われ、会社に渡す書類がエクセル版なのか紙のままでいいのか、迷ったことはありませんか。

地域情報メディア『三鷹みっけ』エリア担当ライターの佃隆です。相談を受けるときは、まず提出先と期限から確認することにしています。

この記事では、就労証明書エクセル版の入手先から記入の注意点、提出先の違いまで、順を追って整理していきます。

就労証明書が必要になる保育園の場面

就労証明書は、保育園の入園申込みや育休からの復職、学童保育所の申込みで求められる書類です。勤務先が就労状況を証明する、いわば橋渡し役の書類です。

三鷹市では、こども家庭庁がつくった全国共通の様式を使っていています。記載項目が年度ごとに少しずつ更新されることもあるので、その年の様式をそのまま使うのが安心です。

わたしのところにも、開院当初は「就労証明書ってどこでもらうんですか」という相談がよく来ました。会社員の方は総務や人事に頼めば済みますが、個人で働く方は勝手が違います。

エクセル版はどこで手に入るのか

三鷹市公式サイトの「保育所等入所案内　申請書類ダウンロード」というページに、エクセル版とPDF版の就労証明書が並んで置いてあります。名前だけ聞くと分かりにくいですが、市のトップページから子育て関連の案内をたどれば迷わずたどり着けます。

学童保育所の申込みでも同じ様式を使えますが、掲載されているページは別になっています。保育園用のページだけを見て終わりにしてしまうと、後で困ることがあるので、両方に目を通しておくと安心です。

ダウンロードした後は、必ずファイルを開いて中身を確認しておくと安心です。年度が変わるとレイアウトが少し変わることもあるので、去年のデータを使い回すのは避けたいところです。

PDF版とエクセル版の使い分け方

見落としやすいのが、PDF版とエクセル版のどちらを選ぶかという点です。同じ内容の書類なのに、選び方ひとつで手間がまったく違ってきます。

エクセル版は、勤務先の担当者がパソコンで入力してそのまま印刷できるので、手書きより格段に早く仕上がります。字が読みにくいと突き返されることもないので、二度手間になりにくい方法です。

記入前に確認しておきたいこと

先に確認しておきたいのは、証明日の書き方です。三鷹市の様式では西暦で記載する決まりになっていて、和暦のまま出してしまうと訂正の手間が増えます。

本人の氏名や生年月日、雇用形態など、記載する項目は多岐にわたります。会社の担当者に丸投げするより、自分でも一度目を通しておくほうが確認は早く済みます。

わたしも最初はそうでしたが、記入欄の多さに気後れしてしまう方は少なくありません。ひとつずつ見ていくと、それほど難しい書類ではないと分かってくるはずです。

証明書の有効期限と押印の扱い

見落としやすいのが、就労証明書の有効期限です。証明日から3カ月以内という条件つきの書類なんですよね。

わたしも一度、証明日を確認せずに書類をそろえてしまい、窓口で期限切れを指摘されて出し直したことがあります。あのときは、確認の順番を間違えたと反省しました。

事業者の押印は不要になっていますが、記入ミスがあると二重線と訂正印での修正が必要になるので、早めの確認が安心です。修正液や修正テープは使えないという決まりもあります。

自営業の方が記入するときの注意点

個人事業主や、三親等以内の親族が代表を務める会社で働く方は、就労証明書を自分で記入します。第三者に証明してもらえない立場だからこその決まりです。

育児のために通常どおり働けない期間は、出産日から2年間まで「育児に伴う休業」として扱われます。産前産後・育休の欄に記載する形です。この扱いを知らずに空欄のまま出してしまう方も見かけます。

代表者本人が就労証明書を書く場合、記載内容に責任を持つのは自分自身になります。数字の記入ミスがないか、提出前にもう一度見直しておくと落ち着いて出せます。

保育士や介護職の方が用意する追加の書類

よく迷うのが、保育士や介護職の方に追加で求められる書類です。就労証明書だけでは資格まで確認できないんですよね。

資格が確認できないと、保育の必要性の判定で不利になることがあるため、心当たりのある方は早めに準備しておくと安心です。会社に依頼する前に、自分の手元にあるかどうかも確かめておきたいところです。

認可保育園への書類の提出のしかた

認可保育所等への提出方法は一つではありません。郵送、子ども育成課の申込箱への投函、LoGoフォームでの電子申請という三つの方法が用意されています。

窓口へ足を運ぶのが難しい場合は、住民登録が三鷹市にある世帯なら電子申請が使えます。就労証明書もスキャンして添付する形なので、平日の時間が取りにくい方には向いています。

ただし2次選考では申込箱への投函ができなくなるので注意が必要です。窓口で出したい場合は、子ども育成課の窓口へ直接持っていく形になります。

記入してから提出するまでの流れ

全体の流れをつかんでおくと、当日になって慌てることが減ります。エクセル版を軸にした進め方を、順番に見ていきます。

窓口が混みやすい時間帯を知っておくコツ

先に確認しておきたいのは、窓口の受付時間です。市役所本庁舎4階の窓口は、平日8時30分から17時までとなっています。

月末や申込み締切の直前は混みやすい時間帯。仕事帰りに寄る予定なら、少し余裕を持って動くと落ち着けます。三鷹駅から中央通りを抜けて向かう道は、時間帯によって人の流れがまるで違います。

三鷹駅周辺は買い物や食事のついでに寄る人も多く、時間帯によって人の流れがまったく違います。混雑を避けたいなら、午前の早い時間や昼どきを外すのがおすすめです。

早めに動くと当日焦らずにすみますよ

提出前に自分が最後に見ておく場所

今日できることは、エクセル版をダウンロードして、パソコンに保存しておくことです。それだけで会社に渡す準備が整います。

わたしは仕事帰りに三鷹市役所へ寄れるかどうかで、証明書を取りに行くタイミングを決めています。パートナーと子どもと暮らしていると平日の夕方は慌ただしいので、エクセル版なら家でも仕上げられて助かります。

この週末、エクセル版を開いて必要な欄を見ておくだけで十分です。落ち着いて準備できる時間になったらうれしいです。